Utiliser un « tatakidai » peut améliorer la productivité de vos réunions

Je viens d’enchainer deux conférences téléphoniques et je me sens un peu coupable. Pendant la première réunion, j’ai continué à travailler sur ce que j’avais en cours, un e-mail à un collègue sur un sujet totalement différent, jusqu’à ce que mon nom soit cité et que je doive à nouveau me concentrer sur la discussion. Heureusement pour moi, il est alors apparu que le débat ne pourrait plus progresser sans l’intervention décisive d’un autre participant, membre de l’équipe internationale.

Lors de la seconde conférence téléphonique, je me suis tellement ennuyée (parce que l’essentiel des discussions ne me concernait absolument pas) que j’ai passé mon temps à revoir mes e-mails et finalement j’ai raccroché. Le fait que la ligne était mauvaise, et avec un écho, n’avait rien arrangé à la situation.

Je sais que j’aurais dû rester attentive, mais sans ordre du jour détaillé et sans documents de référence, mes pensées vagabondent. Les autres participants avec lesquels j’ai été ensuite en contact m’ont dit connaître le même problème.

Très contrariée, j’ai reçu plus tard un e-mail de celui qui avait convoqué la première conférence téléphonique, demandant de reprendre la discussion, cette fois-ci avec toutes les personnes concernées. Il n’y avait toujours aucun ordre du jour, ni document de travail, seulement une série de questions ouvertes à discuter.

Heureusement, tous les participants à cette conférence parlent bien l’anglais. Ça n’est bien sûr pas toujours le cas dans les conférences téléphoniques avec des participants venant du monde entier. Il est alors généralement plus productif de se baser sur un ordre du jour, mais aussi, si possible, une liste des points essentiels à discuter et les données correspondantes. Cela aide à suivre la discussion et à en reprendre le fil si l’on a été distrait.

Je suis tentée de répondre à ma convocation à cette nouvelle conférence téléphonique par une requête. Au lieu du format utilisé durant la réunion précédente, je souhaiterais proposer à l’organisateur de fournir un tatakidai. Ce terme japonais peut se traduire littéralement par « planche à battre » ou, dans le contexte professionnel, par un document de travail, suffisamment détaillé pour engendrer un échange constructif, et pas seulement un débat d’idées.

En présentant un tatakidai, la personne qui tient une réunion doit fournir un travail supplémentaire : la formulation d’un projet initial qui peut servir de point de départ à la discussion. Un projet débattu à partir d’un tatakidai, jusqu’à l’obtention d’un consensus, a plus de chances de réussir (surtout si les intervenants sont géographiquement dispersés). Et cela permet d’éviter les discussions ouvertes où celui qui parle le plus et le plus fort l’emporte.

Un tatakidai requiert de l’organisateur de mettre son ego de côté et d’accepter les critiques et les suggestions. Je pense que mes collègues japonais se sentent bien plus à l’aise pour participer et même critiquer un projet quand l’on travaille à partir d’une base concrète. De cette manière, les commentaires ne visent pas la personne, comme c’est parfois le cas dans les discussions ouvertes, mais plutôt le document de travail – la « planche à battre ».